PRIVACYVERKLARING

Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de
werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt. Onze contactgegevens:

Naam kantoor:           Notariskantoor mr. H. Herweijer
Adres:                           Meeuwenweg 17
Postcode / Plaats:      8261 VZ Kampen
Contactpersoon:        mr. H. Herweijer
E-mailadres:               herweijer@notarisherweijer.nl

Onze dienstverlening
Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

  • het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
  • om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
  • voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt. Persoonsgegevens worden opgevraagd
voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.

Regels persoonsgegevens bij notariële akten
Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

  • De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
  • De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht bewaren.
  • Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
  • De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), het Handelsregister en het Kadaster.
  • De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met álle gegevens die erop staan.
  • Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot die gegevens.

Adviezen en overige diensten
Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt:

  • De verwerking van persoonsgegevens zoals het verstrekken door middel van doorzending van concepten en dossierstukken aan derden alsmede vernietigen daarvan heeft:
    • de volgende doeleinden: informeren derden op verzoek van cliënt;
    • bijbehorende rechtsgronden: toestemming cliënt.
  • De verwerking van persoonsgegevens zoals het opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken en/of opslaan ten behoeve van dienstverlening waaraan geen authentieke akte gekoppeld is zoals advisering, onderhandse akten en afwikkeling nalatenschap, bewindvoering, curatele en volmacht alsmede vernietiging van het dossier heeft:
    • de volgende doeleinden: uitvoeren opdracht cliënten/of gerechtelijke beschikking en/of gerechtvaardigde belang ten gunste van wilsonbekwame en/of handelingsonbekwame cliënt;
    • bijbehorende rechtsgronden: uitvoering van een overeenkomst, verzoek betrokken cliënt danwel rechterlijke instantie danwel volmacht op basis van Levenstestament of andersoortige volmacht.
  • De verwerking van persoonsgegevens zoals het verstrekken door middel van doorzending ten behoeve van de inschrijving van gegevens of akten in een register heeft:
    • de volgende doeleinden: kenbaarheid voor derden;
    • bijbehorende rechtsgronden: wettelijke verplichting en toestemming bij Centraal Levenstesta-mentenregister.
  • De verwerking van persoonsgegevens zoals het vastleggen, raadplegen ten behoeve van legaliseren van handtekeningen heeft:
    • de volgende doeleinden: bevestiging echtheid op verzoek;
    • bijbehorende rechtsgronden: uitvoering van een overeenkomst;
  • De verwerking van persoonsgegevens zoals het verzamelen, vastleggen, gebruiken en dergelijke van gegevens voor de financiële administratie heeft:
    • de volgende doeleinden: de kenbaarheid van financiële rechten en verplichtingen;
    • bijbehorende rechtsgronden: wettelijke verplichting.

Bron van verwerkte persoonsgegevens
Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:

  • Openbare registers, waaronder het Kadaster, Kamer van Koophandel, Rechtbank (o.a. huwelijksgoe-derenregister) , Centraal Testamenten Register, Centraal LevensTestamenten Register;
  • Makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst of financieringsaanvraag waarin u één van de partijen bent;
  • Schenker;
  • Accountant, fiscalist, belastingadviseur of andere door u ingeschakelde adviseur.

Doorgeven van uw persoonsgegevens
Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren. Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:

  • Belastingdienst;
  • Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie;
  • Gemeenten;
  • Openbare registers, waaronder het Kadaster, Kamer van Koophandel;
  • Makelaar, hypotheekadviseur; accountant, fiscalist, belastingadviseur of andere door u ingeschakelde adviseur.

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.

Bewaren van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken. Dit doet u door een (bij voorkeur schriftelijk) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

  • Recht van inzage van de betrokkene
    U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.
  • Recht op rectificatie
    Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.
  • Recht op het wissen van gegevens
    Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.
  • Recht op beperking van de verwerking
    Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wilt beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wilt dat gegevens worden verwijderd, ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen
  • Recht op overdraagbaarheid van gegevens
    Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoons-gegevens wilt overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor
Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via herweijer@notarisherweijer.nl.
U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.